Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen o sustituyan, nos permitimos informar a nuestros usuarios o potenciales usuarios, clientes,empleados, proveedores, y público en general (quienes colectivamente se denominan “Titulares de los Datos Personales”) que se encuentran incluidos en las bases de datos de INNREF S.A.S., identificada con NIT 901.364.477-1, domiciliada en Bogotá D.C., Colombia (en adelante la Sociedad) y la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión del registro de Usuarios en el aplicativo móvil, la compra o venta de productos y servicios, o a través de actividades de mercadeo y vinculación laboral realizadas por la compañía, o a través de la celebración de alianzas o acuerdos estratégicos, o de cualquier otra forma, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, lo siguiente:
I. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Sección 1.1. Definiciones.
Para los fines de esta política se definen:
A. Autorización: Consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
B. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;
C. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
D. Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
E. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
F. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento en este caso, la Sociedad;
G. Habeas data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
H. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
I. Titular de Datos Personales, la persona natural o jurídica cuya información personal sea almacenada en las bases de datos de la Sociedad y sea objeto de Tratamiento;
J. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
K. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
L. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
M. Aplicativo móvil: programa diseñado para ser ejecutado en teléfonos, tabletas y otros dispositivos móviles, que permiten al usuario realizar actividades profesionales, acceder a servicios.
Sección 1.2. Finalidades.
Los Datos Personales tales como nombre y apellidos, número de identificación, sexo, dirección de correo electrónico, domicilio, dirección física y/o postal, número de teléfono, preferencias de contacto, fecha de nacimiento, nombre de usuario y claves de acceso de los usuarios, clientes y/o proveedores, o potenciales usuarios y/o clientes y/o proveedores de servicios y/o contratistas, de y para la Sociedad, y en general, para todas las personas que otorguen su autorización conforme a la presente política de protección de Datos Personales, son utilizados para el cumplimiento del objeto social de la Sociedad y específicamente para:
A. Para que puedan usar los servicios que prestamos a través de nuestro aplicativo móvil. Cuando se crea la cuenta en cualquiera de las plataformas de la Sociedad, recolectamos información personal que nos permite identificarlo como usuario de nuestros servicios.
B. Para comunicarnos con usted acerca de los servicios, incluyendo anuncios, actualizaciones u ofertas de los servicios.
C. Para crear y administrar su cuenta.
D. Para personalizar el contenido del aplicativo móvil y las comunicaciones en función de sus preferencias, incluidas las ofertas y los anuncios personalizados que se ofrecen en el aplicativo móvil.
E. Para procesar las compras, pedidos y otras transacciones, incluyendo transacciones de pago. Para poder prestar un mejor servicio, y facilitar la prestación de los servicios asociados a nuestras plataformas, recolectamos la información de los medios de pago que se hayan seleccionado para poder facilitar los procesos de compras y pedidos.
F. Nuestro servicio se basa también en poder localizar las mejores opciones de exhibidores que se encuentren cerca de su ubicación para prestarte un mejor servicio. Por cuando ingresa a nuestras plataformas solicitamos acceder a su información de localización.
G. Cuando autoriza a conocer su ubicación mediante geolocalización, podemos personalizar la experiencia en nuestras plataformas para que reciba información sobre los servicios y los exhibidores más cercanos al lugar donde se encuentra ubicado. También puede optar por darnos su ubicación de forma manual, ingresando tu dirección.
H. Para recolectar información sobre el dispositivo que se usa para interactuar con nuestras plataformas que pueden incluir direcciones IP, horarios de accesos, fallas en la conexión con nuestras plataformas, sistema operativo que se usan y tipo de navegador.
I. Para responder las consultas de los usuarios y cumplir con las solicitudes de los usuarios.
J. Para mejorar y desarrollar los servicios, incluyendo pruebas, investigación, análisis y desarrollo de productos.
K. Para proteger o impedir acciones fraudulentas, ilegales o perjudiciales y mantener la seguridad, la protección y la integridad de nuestros servicios.
L. Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los usuarios, proveedores, clientes y contratistas, y en general, a todos los destinatarios de la presente política.
M. Ejecutar políticas y actividades de mercadeo en relación con los servicios y bienes ofertados por la Sociedad.
N. Evaluar y procurar la calidad de nuestros bienes y servicios, y ofrecer soporte y servicio al cliente.
O. Remitir comunicaciones de interés para los usuarios, proveedores, clientes y contratistas de la Sociedad.
P. Proveer bienes y servicios requeridos por la Sociedad; y por los contratantes de la Sociedad.
Q. Efectuar los cobros de cartera y/o confirmar pagos.
R. Verificar el cumplimiento de los requisitos específicos para el Titular de la Información con respecto a las autorizaciones que deba tener para ejercer su actividad, ante cualquier autoridad pública.
S. Adelantar investigación de precios de mercado de bienes y servicios requeridos por la Sociedad.
T. Proveer información sobre los servicios ofertados por la Sociedad, efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial y/o publicitario;
U. Expedir órdenes de compra y/o de servicios.
V. Adelantar estudios de tendencias de consumo o de adquisición de bienes y servicios, sea de forma directa, o a través de terceros.
W. Compartir las bases de datos con Aliados Estratégicos para los mismos fines establecidos en la presente política.
X. Elaborar informes financieros relativos a los datos personales del Titular de la Información.
Y. Certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con la Sociedad;
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La empresa INNREF velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes
Sección 1.3. Principios. Los principios señalados en el presente artículo, constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento.
A. Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Sociedad debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le fue y será oportunamente informada al Titular, y que consta en esta Política.
B. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información.
C. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular, quien garantiza que así sea.
D. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución.
E. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por la Sociedad se deberá almacenar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
F. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
G. Principio de unidad: los Encargados de Tratar la información serán responsables de darle el Tratamiento a los Datos Personales conforme a la presente Política.
Sección 1.4. Sobre los datos de nuestros Usuarios.
Usamos los datos personales descritos en la sección anterior, en combinación con información no personal, para poder prestar nuestros servicios y para poder desarrollarlos y mejorarlos de manera continua. Esto incluye usar esa información además de las finalidades mencionadas en la sección 1.2., para las siguientes:
A. Utilización del Aplicativo Móvil y la página web de la Sociedad, esto incluye poder descargar la aplicación, crear el perfil y la contraseña de usuario, administrar los registros de acceso y eliminación del Aplicativo Móvil.
B. Ofrecer y proporcionar productos y/o servicios: esto incluye tramitar su solicitud de compra, hacer los pedidos a nuestros comercios vinculados, hacerle seguimiento a su compra y entregárselo en el exhibidor. También usamos la información para gestionar el pago de sus pedidos, ya sea directamente con su entidad bancaria o a través de plataformas de pago en línea que hayan suscrito convenios con la Sociedad.
C. Compartir la información con nuestras empresas afiliadas para la prestación del servicio por la Sociedad, tales como, distribuidores y comercializadores de alimentos, embotelladoras, almacenes y/o tiendas, así como a las plataformas de pago. Tu información también podrá ser compartida con nuestras filiales y entidades aliadas para darte a conocer sus productos y servicios.
Sección 1.5 Sobre los datos de nuestros clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas.
Los datos de nuestros clientes, trabajadores, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas suministrados en los contratos, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, si son personas naturales, así como administrar y operar la ejecución de los contratos de la Sociedad dentro de los diferentes departamentos existentes en la Sociedad, para certificar que el origen de los fondos de los clientes, trabajadores, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con la Sociedad.
Así mismo, son utilizados para integrar expedientes contractuales, pago y administración de valores pactados en los contratos; documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, elaboración de directorio de la empresa, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración de los contratos, verificar referencias personales y profesionales, además de lo establecido en la Sección 1.2. de la presente Política de Protección de Datos Personales.
II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
Se informa a todos los titulares de los Datos Personales almacenados en bases de datos de la Sociedad que los derechos que tienen sobre el Tratamiento de dicha información personal incluyen:
A. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad;
B. Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados;
C. Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
D. Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales;
E. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
F. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en las bases de datos de la Sociedad, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales;
G. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales tal y como los mismos están almacenados en las bases de datos de la Sociedad;
H. Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier norma proferida por el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales.
II.I DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES.
En principio el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido por la ley, salvo que sean datos de naturaleza pública y/o cuando dicho tratamiento cumpla los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Una vez se cumplan los requisitos mencionados, la Sociedadverificará que el infante ejerza su derecho a ser escuchado (opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto) y que posteriormente el representante legal otorgue la autorización.
Por lo anterior, la Sociedadvelará por el uso adecuado de los datos personales de los menores de edad y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
III. EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
Para efectos de ejercer los derechos establecidos en el numeral II, el Titular de los Datos Personales se puede contactar con la Sociedad como responsable del Tratamiento de dicha información.
Los siguientes son los datos de contacto del responsable de la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos con respecto a los Datos Personales que nos han sido suministrados:
En Colombia
Teléfono de contacto: (571) 3213431126
Área de contacto: Atención al Cliente
Correo electrónico de contacto: contacto@innref.com
Dirección de contacto: Calle 94b No 60-37 (Bogotá D.C.)
IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
Sección 4.1. Contacto.
Para el ejercicio de los derechos propios del Titular de la Información consignada en las bases de datos de la Sociedad, y revocar la autorización de uso y almacenamiento de dicha información personal, el Titular de los Datos Personales debe dirigir la solicitud o reclamo respectivo a la información de contacto establecida en el Título III de la presente política.
Dicha solicitud o reclamo será objeto de respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su efectiva notificación a la Sociedad. Dicho término de respuesta podrá ser prorrogado, pero en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sección 4.2. Consulta.
El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de la Sociedad el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sección 4.3. Solicitudes y/o reclamos.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Sociedad, el cual será tramitado bajo las reglas amparadas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y en especial por lo que se determina en la presente sección.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por el Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; por el representante legal de la persona jurídica, o por estipulación a favor de otro o para otro, debiéndose acreditar, en todos los casos, la representación.
Para la solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria, ésta debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Sociedad y contener, como mínimo, la siguiente información: (i) El nombre y domicilio del titular o del causahabiente; (ii) la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos; y (iii) la solicitud concreta.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
V. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD, Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por la Sociedad para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en el Aplicativo Móvil.
Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de la Sociedad serán publicadas en la página web antes mencionada y podrá ser comunicada a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de la Sociedad.
VI. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Se informa al Titular de Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad que se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales y evitar su alteración, pérdida, Tratamiento o acceso no autorizado.
VII. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, la Sociedad se compromete a cumplir con los siguientes deberes que por Ley le sean aplicables en su calidad de Encargado y responsable del Tratamiento de Datos Personales:
A. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
B. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
C. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares, cuando esto pueda resultar aplicable o necesario.
D. Registrar en la base de datos un aviso tendiente a advertir que puede existir algún tipo de requerimiento o reclamo en trámite.
E. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
F. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular de la Información y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
G. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
A su vez, cualquier persona natural o jurídica que sea Encargada del Tratamiento de los Datos Personales cuando la Sociedad actúe como responsable de la Base de Datos, deberá ceñirse a lo establecido en la presente Política.
VIII. Personas a quienes se les puede suministrar la información.
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
IX. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS, Y DE LA POLITICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
Las vigencias de todas las Bases de Datos de la Sociedad son indefinidas.
Las presentes Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales entran en vigencia a partir del 01 de febrero de 2023